डाटाबेस एलीमेन्ट्स किसी भी प्रकार के डाटा बेस को तैयार करने की महत्वपूर्ण टूल्स है। जिसकी सहायता से आप डाटाबेस तैयार कर सकते है। डाटाबेस किसी विषय के बारे में डेटाबेस में जानकारी स्टोर करने से है, जैसे ग्राहक, उत्पाद या बिक्री रिपोर्ट आदि। एक डेटाबेस में कई तत्व और विशेषताएं हो सकती हैं। यदि आप किसी अन्य डेटाबेस प्रोग्राम का उपयोग करते हैं, तो मेनू, मेनू आइटम, कमांड और टूलबार अलग-अलग हो सकते है।
Table
टेबल डाटाबेस का सबसे महत्वपूर्ण एलीमेंट है। यह डाटा स्टोरेज के लिए डाटाबेस में प्राईमरी यूनिट होता है। इन टेबलाें के हर Row और Coloum में डाटा इनपुट किया जाता है। टेबल्स को डेटशीट भी कहा जाता है। जब कोई एक यूजर डाटाबेस को एक्सेस करता है तो जो डेटा हमे चाहिए उसके लिए यह टेबल को रेफर करता है। एक डाटाबेस में बहुत सारी टेबल हो सकती है, और इन टेबलों के बीच में कई सारे connection हो सकते है। चूकि टेबल डाटा को स्टोर करती है, इसलिए डाटाबेस को स्टोर करने हेतु फिजिकल स्टोरेज का होना आवश्यक है।
Forms
फॉर्म्स एक विंडो या स्क्रीन होती है जिसमें डाटा एन्टर करने हेतु बहुत सारे फील्ड या जगह होती है। प्रत्येक फील्ड का एक लेबल होता है। जिससे की यूजर को फॉर्म की विषयवस्तु के बारे में अनुमान हो जाए। माइ्क्रोसॉफ्ट एक्सेस डाटाएन्ट्री हेतु फॉर्म का उपयोग करता है। फॉर्म यह सुनिशिच्त करते है कि आपने सही स्थान तथा सही फॉर्मेट में डाटा एन्टर किया है या नही। इसकी सहायता से आप डाटाबेस में सटीकता तथा compatibility प्राप्त कर सकते है।
Queries
क्वेरी टेबल में स्थित डाटा को मैन्यूपुलेट करता है। यह यूजर को टेबल के डाटा के बारे में पूछताछ करने की सुविधा प्रदान करता है। वास्तव में इसे यूजर अपनी आवश्यकता अनुसार एक या ज्यादा टेबल से डाटा प्राप्त करने हेतु उपयोग कर सकता है। आप क्वेरी का उपयोग कर के डाटाबेस में डाटा जोड व बदल सकते है साथ ही उसे डिलीट कर सकते है। आप अपने डेटा को फिल्टर भी कर सकते है, तथा उस पर गणना भी कर सकते है। किसी टेबल से डाटा प्राप्त करने तथा गणना करने हेतु उपयोग की गयी क्वेरी को सेलेक्ट क्वेरी कहते है। किसी डाटा को जोड़ने, बदलने या डिलीट करने हेतु उपयोग की गयी क्वेरी को एक्शन क्वेरी कहते है।
Reports
डाटाबेस रिपोर्ट डाटाबेस क्वेरी का फॉमेटिड परिणाम है। और इसमें निर्णय लेने तथा विश्लेषण हेतु महत्वपूर्ण डाटा होता है। रिपोर्टस की सहायता से आप अपने डाटाबेस की संक्षिप्त जानकारी प्राप्त कर सकते है। उदाहरण हेतु आप अपने डाटाबेस में मौजूद Contact के फोन नम्बर्स की सरल रिपोर्ट बना सकते है।
macro
मैक्रो एक प्रकार का टूल है। जिसकी सहायता से आप अपने फॉर्म्स, रिपोर्टस तथा कन्ट्रोल्स में Functionality जोड़ सकते है । तथा अपने कार्यो को स्वाचालित कर सकते है। मैक्रोज मूल रूप से एप्लीकेशन को यह बताते है कि उसे क्या करना है। यह एक बहुत ही छोटा प्रोग्राम होता है जो एप्लीकेशन को यह बताता है, कि क्या और कैसे करना है। उदाहरण हेतु, यदि आप अपने डाटा एंन्ट्री फार्म से सीधे रिपोर्ट शुरू करना चाहते है। तो आप फार्म में बटन जोड कर ऐसे मैक्रो का निर्माण कर सकते है, जो रिपोर्ट शुरूवात कर सके। जब भी आप बटन पर क्लिक करेगे तब मैक्रो रन करेगा तथा रिपोर्ट की शुरूवात कर देगा। जब भी आप मैक्रो का निर्माण करते है तब आप ड्राप डाउन सूची में प्रत्येक एक्शन का चयन कर सकते है। तथा प्रत्येक एक्शन हेतु आवश्यक सूचना उसमे भर सकते है। मैक्रो की सहायता से आप VBA ( विजुअल बेसिक फॉर एप्लीकेश्न ) माड्यूल में कोड लिखे बिना ही फार्म्स, रिपोर्ट तथा कन्ट्रोल्स में Functionality जोड़ सकते है।
module
मॉडयूल VBA कोड में लिखे गए यूजर – डिफाइन्ड फंक्शन्स, सबरूटीन तथा ग्लोबल बैरिेयेबल्स का संग्रह होता है। इन ऑब्जेक्ट को आप अपने डाटाबेस में कही भी उपयोग या कॉल कर सकते है। मॉडयूल्स मैक्रोज की तरह ही होते है। क्योकि ये भी डाटाबेस में Functionality जोडते है। हालाकि आप मैक्रो एक्शन की सूची में से एक्शन का चयन करके मैक्रो का निर्माण करते है। जबकि मॉडयूल लिखने हेतु VBA ( विजुअल बेसिक फॉर एप्लीकेश्न ) प्रोगाम भाषा का उपयोग करते है।
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